Para ganhar a eficiência é preciso fazer
uma desfragmentação dos processos da empresa.
Nos computadores é uma prática indispensável, de tempos em tempos, desfragmentar o disco rígido para melhorar a eficiência do sistema e voltar à velocidade de processamento original da máquina. Isto porque com a gravação e regravação dos programas e dados, as informações podem não ser mais armazenadas seqüencialmente em um único bloco correspondente.
O sistema operacional do computador procura espaços livres no disco e vai gravando as informações em vários blocos, fragmentando a informação que é seqüencial na origem. É lógico que estas informações não são perdidas. Na leitura ou recuperação das informações, o sistema sabe onde está cada parte e vai buscá-la. Porém o tempo para disponibilizar as informações ao usuário é muito maior. Perde-se a eficiência.
Desfragmentar é uma ação de regravação na seqüência original, em um único bloco, as informações fragmentadas. E esta ação precisa ser solicitada pelo usuário do computador, pois se a desfragmentação ocorresse automaticamente a cada entrada de novos dados, o sistema também ficaria ineficiente (lento).
Podemos fazer uma analogia deste fato com os processos produtivos e administrativos de uma empresa.
Com o passar dos anos, muitos processos são modificados em função das necessidades de cada momento. Muitos profissionais que fizeram estas modificações já não estão mais na empresa, e os que entraram não tem tempo e condições para analisar todo o histórico, e às vezes nem existe o histórico. Com isto o sistema fica com muitas rebarbas aleatórias, simplesmente burocráticas. Existem atividades que ninguém sabe exatamente porque continuam sendo realizadas, ou realizadas daquela forma. Há casos em que se muda a tecnologia, mas não se mudam os processos ou procedimentos. E isto cria lentidão no fluxo operacional inicialmente projetado.
Para ganhar a eficiência é preciso fazer uma desfragmentação dos processos da empresa.
Quando foi feita a última desfragmentação na tua empresa envolvendo todos os processos implantados ao longo dos anos?
Nos computadores existe um programa específico que executa a desfragmentação de forma totalmente independente de qualquer aplicativo instalado. É um programa especializado para executar esta função. Quanto mais freqüente é a realização desta atividade, menor é o desvio do desempenho original.
Da mesma forma, DESFRAGMENTAÇÃO nas empresas deve ser executada por especialistas, internos ou contratados, que não estejam envolvidos diretamente com o dia a dia de cada um dos processos. Este afastamento permite enxergar de forma mais imparcial onde as atividades ou interfaces podem estar perdendo a eficiência. Quem está envolvido na execução diária dos processos dificilmente terá a isenção necessária para fazer o diagnóstico e sugerir as ações de correção.
Por atribuição, os condutores atuais dos processos devem buscar continuamente a eficiência dos seus setores e das suas interfaces na busca da rentabilidade da empresa. Se as propostas não estão sendo formuladas, pode significar que os diagnósticos deles não estão captando a necessidade de otimização, ou então a comunicação inter-setorial está deficiente. Também algo menos nobre (acomodação) pode estar em andamento.
É relativamente simples negociar a interface entre dois setores, mas quando há interfaces entre vários setores e também interfaces verticais, que forma a estrutura orgânica da empresa, as dificuldades tendem a aumentar muito.
E isto acontece porque os processos são conduzidos por pessoas que os conhecem em profundidade, cada qual o seu, mas que nem sempre têm a visão global.
Também existe o cuidado de um condutor não interferir no setor alheio. É a política de boa vizinhança. E há ainda o fato de que cada condutor tem a sua produção diária para se preocupar. Precisa fazer a “sua” parte. Não tem tempo para avaliar o processo onde o seu setor é somente uma parte.
Tudo isto só reforça a necessidade de se “criar o programa” e aplicar a desfragmentação quando se busca a produtividade e conseqüentemente a sobrevivência da empresa no mercado.
Então, se existir uma equipe que tenha a preocupação exclusiva com a eficiência dos processos e com as interfaces intersetoriais, a empresa operará com menores desvios do desempenho projetado. E os condutores dos processos terão a possibilidade de interagir com esta equipe única, sem correr riscos de desgaste com os outros “colegas de trabalho”. Também evita a tentação de alterar os seus processos por conta própria, sem ter a visão das implicações que podem surgir nos demais processos da empresa.
Desta forma, todos terão a quem apontar as dificuldades do seu setor e das suas interfaces.
E esta equipe, com a visão global dos processos, poderá encontrar e implantar a solução mais adequada e compatível com as expectativas de resultado do projeto em vigor.
Não está na hora de aplicar o programa de desfragmentação na sua empresa?
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