Para ganhar a eficiência é preciso fazer
uma desfragmentação dos processos da empresa.
Nos computadores é uma
prática indispensável, de tempos em tempos, desfragmentar o disco rígido para
melhorar a eficiência do sistema e voltar à velocidade de processamento
original da máquina. Isto porque com a gravação e regravação dos programas e
dados, as informações podem não ser mais armazenadas sequencialmente em um
único bloco correspondente.
O sistema operacional do computador
procura espaços livres no disco e vai gravando as informações em vários blocos,
fragmentando a informação que é sequencial na origem. É lógico que estas
informações não são perdidas. Na leitura ou recuperação das informações, o
sistema sabe onde está cada parte e vai buscá-la. Porém o tempo para
disponibilizar as informações ao usuário é maior. Perde-se a eficiência.
Desfragmentar é uma ação de
regravação na sequência original, em um único bloco, as informações
fragmentadas. E esta ação precisa ser acionada pelo usuário do computador, pois
se a desfragmentação ocorresse automaticamente a cada entrada de novos dados, o
sistema também ficaria ineficiente (lento).
Podemos fazer uma analogia
deste fato com os processos produtivos e administrativos de uma empresa.
Com o passar dos anos, muitos
processos e procedimentos são modificados em função das necessidades de cada
momento. Muitos profissionais que fizeram estas modificações já não estão mais
na empresa, e os que entraram não tem tempo e condições para analisar todo o
histórico, e às vezes nem existe o histórico que possa explicar o contexto
daquelas modificações. E o contexto hoje é outro. Com isto o sistema fica com
muitos desvios aleatórios, simplesmente burocráticos. Existem atividades que
ninguém sabe exatamente porque continuam sendo realizadas ou realizadas daquela
forma. Há casos em que se muda a tecnologia, mas não se mudam os processos ou
procedimentos. E isto cria lentidão no fluxo operacional. Para ganhar a
eficiência é preciso fazer uma desfragmentação dos processos, eliminar os
desvios atualmente desnecessários.
Quando foi feita a última
desfragmentação na tua empresa envolvendo todos os processos implantados ao
longo dos anos?
Nos computadores existe um
programa específico que executa a desfragmentação de forma totalmente
independente de qualquer aplicativo instalado. É um programa especializado para
executar esta função. Quanto mais frequente é a realização desta atividade,
fora das horas operacionais, menor é o desvio do desempenho original.
Da mesma forma, desfragmentação nas empresas
deve ser executada por especialistas em processos que não estejam envolvidos
diretamente com as atividades operacionais do dia a dia. Este afastamento
permite enxergar de forma mais imparcial onde as atividades ou interfaces podem
estar perdendo de fato a eficiência, onde está ocorrendo o desvio. Quem está
envolvido na execução diária dos processos dificilmente tem a isenção
necessária para fazer o diagnóstico da sua área. Pessoas tendem a enxergar os problemas
no quintal do vizinho e elaborar justificativas plausíveis para os que estão no
seu espaço. E como sempre está presente a política de boa vizinhança, o cuidado
de um condutor não interferir no setor alheio, as dificuldades não são
levantadas. E há ainda o fato, talvez o mais significativo, em que cada
condutor entende que tem a sua produção diária para se preocupar, precisa fazer
a sua parte, nas
condições possíveis, e que não tem a responsabilidade de avaliar o processo
global onde o seu setor está inserido.
E estes fatos são muito
comuns, pois, mesmo que de forma menos eficiente, a empresa por enquanto está
em operação. A questão é até quando.
Tudo isto justifica a
necessidade de se criar o
programa e aplicar a desfragmentação, em busca da melhoria da
produtividade, e consequentemente a sobrevivência da empresa no
mercado. Aumentar a eficiência e a competitividade, enquanto há tempo.
Então, se existir uma equipe
que tenha a preocupação exclusiva com a eficiência dos processos e
com as interfaces entre setores (sempre o elo fraco da corrente), a empresa
operará com menos desvios do desempenho possível. E os condutores dos processos
diários terão a possibilidade de interagir com esta equipe única sem correr
riscos de desgaste com os colegas de trabalho, na horizontal e vertical, pois
fica subentendido que as adequações em implantação são de responsabilidade da
equipe de desfragmentação. Também evita a tentação de um condutor alterar os
seus processos por conta própria, em função de alguma dificuldade, sem ter a
visão das implicações que podem surgir nos demais processos da empresa (os
desvios citados anteriormente). Desta forma, todos terão a quem apontar as
dificuldades do seu setor e das suas interfaces e através deste diálogo também
conhecer as dificuldades dos outros setores, ampliando assim a visão sobre o
processo produtivo global. Aumenta-se a sinergia, pois, no fundo, esta equipe
especializada funciona como elemento catalizador.
Esta equipe, com a visão
global dos processos produtivos e administrativos, sintonizada com os objetivos
da empresa, poderá encontrar e coordenar a implantação das soluções e
procedimentos mais adequados e compatíveis para cada setor. Os custos desta
equipe devem ser considerados como investimento,
visto que, ao realizar a sua atribuição, estará aumentando a competitividade da
empresa.
É fundamental que esta equipe
seja constituída por profissionais com perfil de liderança, com experiência em
implantar processos e com competência para questionar as atividades. Saber questionar
sem criticar ou ofender estimula a interação de todos os responsáveis pelos
processos atuais. Não basta projetar as modificações de um processo, é preciso
que elas sejam bem compreendidas e administradas por estes responsáveis.
Também é fundamental que
todos saibam que a equipe de desfragmentação tem o respaldo da mais alta
direção, para que o envolvimento e o comprometimento sejam efetivos com as
inovações que estão sendo propostas.
Não está na hora de aplicar o
programa de desfragmentação na sua empresa?
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